Ainda faz o controle de estoque da sua empresa em uma planilha de Excel? Você provavelmente já sentiu a dor: a planilha trava quando o arquivo cresce, duas pessoas não conseguem atualizar ao mesmo tempo, um número digitado errado se espalha por todas as fórmulas e, no fim do mês, o que está na tela raramente bate com o que está na prateleira. Para pequenas e médias empresas, essa lentidão custa caro em retrabalho, em produtos parados e em vendas perdidas por falta de mercadoria.
A boa notícia é que dá para organizar o estoque com método e, aos poucos, migrar para uma gestão digital em nuvem, que elimina esses gargalos. Se você já gerencia a empresa no Excel e convive com erros de gestão, as 11 dicas a seguir vão te ajudar a assumir o controle das suas mercadorias. Continue lendo e confira todas elas!
1. Conheça os métodos de organização
A primeira dica de como fazer controle de estoque é conhecer as diferentes formas de organizar o fluxo de mercadorias na sua empresa. Entre as mais comuns, estão:
- PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair): os produtos são organizados conforme a ordem de entrada. Ou seja, os que estão no estoque há mais tempo têm prioridade de saída;
- UEPS (Último a entrar, primeiro a sair): os produtos mais recentes saem primeiro, e o cálculo é feito com base no valor do último lote para definir o preço de venda;
- MPM (Média ponderada): como o nome sugere, é feito um cálculo do custo médio dos produtos disponíveis a partir da soma das compras e da divisão pelo total do estoque.
Vale lembrar que um bom sistema de gestão já aplica esses métodos automaticamente, por isso, entender como escolher o melhor ERP para a sua empresa faz diferença desde o começo.
2. Classifique os produtos pela Curva ABC
Nem todo item pesa igual no seu resultado. A Curva ABC ajuda a priorizar a atenção: os itens A representam poucos produtos, mas concentram a maior parte do faturamento; os B têm importância intermediária; e os C são muitos itens de baixo giro ou baixo valor. Ao classificar o estoque dessa forma, você direciona o controle mais rigoroso, as contagens mais frequentes e as melhores negociações de compra para os produtos que realmente movimentam o caixa em vez de gastar energia igual com tudo.
3. Faça a contabilização do inventário
Saber a quantidade exata de cada produto em estoque é fundamental. Assim, você conhece, de fato, quanto de capital está parado e faz uma boa gestão financeira do negócio. A partir disso, é possível dimensionar a quebra de estoque e evitar prejuízos.
4. Defina o estoque mínimo e o ponto de ressuprimento
De quanto você precisa ter em prateleira para não parar de vender? O estoque mínimo (ou estoque de segurança) é a quantidade que protege a operação enquanto um novo pedido não chega; o ponto de ressuprimento é o nível em que o pedido de reposição deve ser disparado, considerando o prazo de entrega do fornecedor.
Definir esses dois parâmetros acaba com dois extremos igualmente caros: a ruptura (perder venda por falta de produto) e o excesso (capital parado e itens vencendo). Em uma planilha, esse acompanhamento é manual e sujeito a esquecimento, já uma gestão em cloud computing aumenta a produtividade ao disparar os alertas de reposição de forma automática.
5. Realize controles periódicos
Outra dica de como fazer controle de estoque de forma eficiente é verificar a organização por meio de ciclos regulares de conferência dos produtos. Isso ajuda a encontrar desvios, identificar falhas operacionais e confirmar se o estoque físico está alinhado com o registro do inventário.
6. Use o histórico de movimentação para planejar as compras
Basear o reabastecimento apenas no volume atual do estoque pode causar prejuízos. Afinal, alguns produtos vendem mais ou menos conforme a época do ano. Sendo assim, avalie o histórico de movimentação e a sazonalidade das vendas antes de fazer as compras.
7. Conte com fornecedores de confiança
Além de preço e qualidade da mercadoria, os fornecedores precisam ser ágeis para atender a sua empresa quando for necessário. Portanto, negocie e construa parcerias com empresas flexíveis, que cumpram prazos e não deixem sua operação na mão.
8. Garanta rigidez no controle
Assegurar que a entrada e a saída de produtos sejam registradas de forma rígida é uma das principais dicas de como fazer controle de estoque. As movimentações de mercadoria jamais devem ser deixadas para depois, e todos os colaboradores precisam estar cientes disso. Esse mesmo rigor vale para a proteção dos dados: automatizar o backup das informações da empresa evita que um problema técnico apague meses de registros de estoque.
9. Faça queima de estoque quando necessário
Dependendo do tipo de produto, é comum que alguns itens fiquem parados, ocupando espaço. Quando isso acontecer, a sugestão é fazer uma queima de estoque para liberar espaço e capital para os produtos que têm maior saída.
10. Tenha uma equipe experiente e organizada
Os profissionais responsáveis pelo estoque devem ser de confiança, experientes e organizados. Se o cadastro de mercadorias, a movimentação e os demais detalhes não forem bem cuidados, a empresa corre o risco de conviver com desvios e quebras, um cuidado que faz parte de uma boa gestão de riscos de TI para pequenas empresas.
11. Migre da planilha para um software de gestão em nuvem
A última dica de como fazer controle de estoque está ligada à tecnologia. Enquanto a planilha depende de atualização manual e trava conforme o negócio cresce, um software de gestão intuitivo e online automatiza o processo e mantém o estoque atualizado em tempo real acessível de qualquer lugar e por várias pessoas ao mesmo tempo.
Controle de estoque em nuvem: o próximo passo da sua gestão
Organizar o estoque com método é o começo; mantê-lo confiável no longo prazo exige tirar a gestão da planilha e colocá-la em um ambiente digital, seguro e escalável. Além de eliminar a lentidão e os erros manuais, migrar para a nuvem reduz custos e otimiza as tarefas da sua empresa, porque você paga apenas pelos recursos que usa e deixa a manutenção da infraestrutura por conta de quem é especialista.
É aí que entra a Cloud da Algar. Com a hospedagem virtual da Algar, o seu sistema de controle de estoque roda em uma infraestrutura em nuvem robusta, segura e disponível 24 horas por dia com dados protegidos, backup e suporte especializado para acompanhar o crescimento do seu negócio. Conheça as soluções de Cloud da Algar e leve o controle de estoque da sua empresa para um ambiente à prova de travamentos.
Como fazer o controle de estoque de forma eficiente?
Um controle de estoque eficiente combina método e tecnologia: adotar um método de organização (PEPS, UEPS ou MPM), classificar os itens pela Curva ABC, definir estoque mínimo e ponto de ressuprimento, registrar todas as movimentações com rigor e, principalmente, usar um software de gestão em nuvem que automatize o acompanhamento em tempo real.
Dá para fazer controle de estoque no Excel?
Sim, é possível começar o controle de estoque em uma planilha de Excel, e muitas PMEs fazem isso no início. Porém, a planilha tem limites: fica lenta conforme cresce, não permite atualização simultânea confiável, depende de digitação manual e não emite alertas automáticos de reposição. Conforme o negócio se desenvolve, migrar para um sistema de gestão em nuvem torna o controle mais rápido, seguro e escalável.
Qual a diferença entre PEPS, UEPS e MPM?
São três métodos de avaliação de estoque. No PEPS, os primeiros itens a entrar são os primeiros a sair. No UEPS, os últimos a entrar saem primeiro, com o custo calculado pelo lote mais recente. Já a MPM (média ponderada móvel) calcula um custo médio dos produtos disponíveis a cada nova compra.
Por que migrar o controle de estoque para a nuvem?
Migrar o controle de estoque para a nuvem elimina a lentidão e os erros das planilhas, garante acesso às informações de qualquer lugar e em tempo real, oferece mais segurança e backup dos dados e reduz custos com infraestrutura própria além de integrar o estoque a outras áreas do negócio, como compras, vendas e finanças.
